Eventos corporativos híbridos: La combinación perfecta entre lo presencial y lo virtual

Con el paso del tiempo y en un mundo cada vez más rápido y globalizado, los eventos corporativos híbridos cobran cada vez más importancia y se sitúan como una solución estratégica para conectar con clientes o equipos sin importar su ubicación.

¿Qué son los eventos híbridos?

Los eventos corporativos híbridos son un tipo de encuentro que combina lo mejor de los dos mundos de forma simultánea: del presencial, la interacción cara a cara y del virtual, el alcance global, sin importar la ubicación geográfica. Este formato da la posibilidad de que una persona pueda asistir al evento de forma presencial o estar presente de modo virtual. 

Podría decirse que este tipo de modalidad supone una evolución en la forma de organizar conferencias, ferias, encuentros o cualquier otro tipo de evento, haciéndolo más flexible, inclusivo y eficaz.

Beneficios de los eventos híbridos

Este tipo de eventos corporativos ofrece múltiples beneficios tanto para los asistentes como para los organizadores, como, por ejemplo:

Alcance y audiencia potencial

Un evento híbrido amplía a gran escala el alcance y da la posibilidad de llegar a la audiencia potencial de nuestra empresa, ya que se eliminan las barreras geográficas o, simplemente, hace que el desplazamiento no sea necesario. Personas que no podrían asistir por motivos de distancia, tiempo, movilidad reducida o presupuesto, ahora pueden involucrarse plenamente en el evento desde donde se encuentren. 

Flexibilidad

Esta modalidad de eventos corporativos da la posibilidad de grabar los contenidos y que los asistentes puedan verlos en el momento que mejor se ajuste a su disponibilidad, favoreciendo la participación de asistentes con agendas apretadas o que viven en localizaciones con otros husos horarios. Además, da la posibilidad de volver a ver los contenidos y aprovechar al máximo los recursos compartidos durante el evento. 

Reducción de costes logísticos

Desde una perspectiva organizativa, los eventos corporativos híbridos son una buena opción para reducir costes logísticos como catering, transporte, alojamiento, alquiler de espacios… De esta forma, se reduce el impacto medioambiental y la empresa organizadora puede invertir más recursos en mejorar la calidad del contenido, la tecnología utilizada o la experiencia general de los participantes.

Ejemplos de eventos corporativos híbridos

Conferencias o congresos

Este es uno de los eventos con más potencial para desarrollarse con éxito en formato híbrido. Las ponencias o charlas se retransmiten también en streaming y los asistentes en línea pueden participar en las rondas de preguntas.

Reuniones de alta dirección

Es habitual que empresas multinacionales hagan reuniones anuales con los directivos de sus distintas filiales o accionistas. Con este formato híbrido, los que se encuentran en otras ubicaciones pueden asistir por videoconferencia e intervenir mediante una plataforma habilitada.

Formaciones internas

Una muy buena opción para reducir tiempos y costes de transporte. Los asistentes pueden asistir presencialmente mientras que otros equipos ubicados en otras oficinas pueden participar en línea y tener acceso a materiales descargables o sesiones grabadas.

Lanzamiento de productos

Una marca puede presentar su nuevo producto en un evento presencial para clientes clave y medios y, simultáneamente, retransmitirlo para clientes o prensa internacional. Hoy en día también es posible hacer demostraciones o tours virtuales.

¿Cómo organizar un evento híbrido exitoso?

La planificación de este tipo de modalidad requiere el mismo nivel de organización y exigencia que el resto de eventos corporativos. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos, como, por ejemplo: 

Tecnología segura y confiable

Es importante invertir en una buena plataforma de streaming y en sistemas de comunicación fiables que nos den la certeza que el evento se desarrollará sin problema. Además, es importante contar con un equipo audiovisual dedicado exclusivamente al mismo.

Organización, agenda y comunicación

Para lograr una experiencia unificada, es fundamental asegurar una organización eficiente, con una agenda bien definida y estructurada tanto para los asistentes presenciales como para los virtuales, garantizando además una comunicación constante y fluida durante todo el evento con ambas partes.

Interacción en tiempo real

Para fomentar la participación activa y el interés de los asistentes tanto presenciales como virtuales se pueden utilizar herramientas como chats en vivo, encuestas interactivas, votación en directo, juegos o quizzes… 

La modalidad híbrida ya se ha consolidado como una tendencia creciente en la organización de eventos corporativos. En Bellver Blue Tech Zone contamos con un entorno tecnológico totalmente preparado para albergar eventos corporativos híbridos con éxito. Nuestros espacios polivalentes, equipados con infraestructura audiovisual de última generación y equipo técnico especializado, dan la posibilidad de combinar de forma fluida la experiencia presencial con la participación virtual y hacen de Bellver Blue Tech Zone el lugar ideal para organizar conferencias, lanzamientos, formaciones o reuniones corporativas con un impacto global.