Eventos corporativos: qué son y por qué son importantes para tu empresa

Los eventos corporativos son encuentros planificados organizados por empresas que tienen un objetivo concreto a alcanzar como, por ejemplo, dar a conocer nuevos lanzamientos a proveedores, formar empleados o captar inversores... Estos encuentros pueden ser conferencias, reuniones estratégicas, presentaciones de producto, actividades de teambuilding o talleres de formación, entre muchos otros.

Estos eventos son una importante herramienta de marketing y comunicación y generan un gran impacto positivo tanto interna como externamente. A nivel interno fomentan la comunicación entre empleados, su sentido de pertenencia o su motivación y, externamente, permiten conectar directamente con clientes, inversores o proveedores, aumentar la visibilidad de marca y proyectar una imagen sólida, diferenciarse de la competencia y, por supuesto, generar nuevas oportunidades de negocio. Ejecutar correctamente estos eventos corporativos es clave para el buen posicionamiento y crecimiento estratégico de las empresas. De hecho, según el informe de Visme, "un 83% de las marcas afirma que han aumentado sus ventas gracias a los eventos corporativos".

Tipos de eventos corporativos

Como hemos comentado, el evento variará según el objetivo que quiera conseguir la empresa que lo organiza, ya que existen infinidad de tipos e ideas de eventos corporativos. En este post, destacaremos algunos de los más comunes:

1.      Congresos y conferencias

Con estos eventos se busca dar a conocer algún tema de valor en concreto, ya sea para aportar conocimiento, exponer datos… Están muy orientados a potenciar networking y los invitados suelen ser clientes, proveedores o inversores.

2.      Reuniones estratégicas

Este tipo de eventos acoge a las juntas directivas de la empresa para exponer datos, tomar decisiones clave o alinear objetivos internos. Son muy habituales y suelen ser mucho más privadas y formales.

3.      Lanzamiento de producto

Más comunes que las anteriores. Se busca generar un gran impacto en la presentación de un nuevo producto o servicio, generar expectativas y captar la atención de clientes, así como fortalecer la relación con los ya existentes. En algunos eventos corporativos de este tipo también se pretende congregar a los medios de comunicación para que hagan eco del acontecimiento.

4.      Eventos de Responsabilidad Social Corporativa (RSC)

Estos eventos se basan en celebrar acciones solidarias que se alinean con los valores de la empresa.

5.      Premios y reconocimientos

Celebrados para reconocer logros individuales o colectivos dentro de una organización o externos. Si se trata de estos últimos, suelen congregar a una gran cantidad de personas.

6.      Teambuilding

Estos eventos corporativos pueden durar uno o varios días. Suelen realizarse fuera del entorno laboral e incluyen actividades y talleres de ocio que no están relacionadas con el trabajo diario. Fomentan el sentido de pertenencia, la motivación y las relaciones interpersonales del equipo.

7.     Talleres o workshops

Son ideales para desarrollar habilidades específicas y fortalecer la cultura organizacional. Además, fomentan el aprendizaje práctico y el trabajo en equipo. 

8.     Aniversarios de empresa o eventos de gala

Mucho más puntuales que cualquier otro tipo de evento corporativo. Suele tratarse de una celebración de algún hito o logro empresarial, del aniversario de la compaía o de un encuentro anual con empleados, clientes, proveedores o inversores.

9.     Viajes de incentivos

Con este tipo de eventos de empresa se busca motivar, fidelizar y mejorar el clima laboral.  Es un modo de recompensar o agradecer a los empleados, generalmente por haber alcanzado determinados objetivos o para fortalecer las relaciones personales entre los mismos aunque hay muchas más razones, de las que hablamos en nuestro post anterior.

¿Cómo organizar un evento corporativo?

Organizar un evento de empresa requiere implicación y tiempo. No solo depende de elegir una fecha y un lugar, sino de alinear la acción según el objetivo de la empresa y planificarlo y coordinarlo perfectamente, de principio a fin.

Sea cual sea el tipo de evento, es una ocasión muy importante para potenciar la imagen de marca, fortalecer relaciones o generar nuevas oportunidades de negocio, por lo que la ejecución tiene que ser impecable.

Los siguientes pasos son clave para organizar un evento corporativo profesional y memorable:

1.      Definir el objetivo

Como hemos comentado anteriormente, debemos definir qué se pretende lograr con esta acción. Este objetivo guiará las siguientes decisiones: desde el tipo de evento hasta el lugar.

2.      Definir un presupuesto

Antes de elegir el lugar adecuado deberemos definir la cantidad que la empresa está dispuesta a invertir, incluyendo todos los aspectos: alquiler del espacio, tecnología, ponentes, catering, transporte, merchandising, decoración y reservar un 10% para posibles imprevistos.

3.      Elegir lugar y fecha

La elección del espacio debe ser coherente con el objetivo que se quiere alcanzar, la identidad de la empresa y la naturaleza del evento. Es interesante que el lugar cuente con varios extras anexos como gastronomía o espacios naturales. En cuanto a la fecha, asegúrate que no coincide con otros eventos importantes del sector, festivos o temporadas vacacionales.

4.      Definir la comunicación

Todo comunica. Utiliza una imagen cuidada y coherente tanto en soportes digitales como físicos.

5.      Planificar la agenda

La organización es crucial. Es necesario definir los tiempos de todos los actos del evento: ponencias, intervenciones, pausas, networking… Un programa bien estructurado es muy importante a la hora de garantizar la atención y el bienestar de los asistentes.

6.      Protocolo impecable

El día del evento, el equipo de protocolo tendrá que ejecutar todas las acciones previstas de principio a fin según los horarios establecidos. Contar con un protocolo bien definido transmite profesionalidad, refuerza la imagen de la empresa y evita situaciones incómodas.

7.      Evaluar los resultados

Un evento corporativo finaliza realmente una vez se haya analizado y medido todo lo que supuso y generó. Para extraer esta información organiza una reunión de balance postevento, haz encuestas de satisfacción, testimonios, case study o seguimiento en redes sociales, entre otros.

Tendencias en eventos corporativos

El sector de los eventos corporativos está en constante evolución debido a los continuos y rápidos cambios tecnológicos, sociales y culturales. Entre las tendencias más actuales destaca el uso de tecnología, sostenibilidad y personalización.

Tecnología al servicio de las experiencias

El uso de tecnología eleva la experiencia y en los últimos tiempos se ha convertido en un gran diferenciador. Las experiencias inmersivas son una nueva forma de plasmar historias de marca. Estas crean una atmósfera que estimula los sentidos y que involucra emocionalmente, logrando una conexión más profunda y duradera.

La personalización de los eventos también está en alza y cada vez más, la tecnología es la clave para conseguirlo. Con ella se consigue un mayor impacto emocional y mejora la conexión con la empresa.

Eventos híbridos

Después de la pandemia, los encuentros virtuales han cobrado fuerza, pero no tanta como para desbancar a los eventos presenciales tradicionales. Por ello, los formatos híbridos, que combinan presencial y virtual, se han posicionado como una buena forma de ampliar el alcance y la participación. Plataformas de streaming, chats en vivo y espacios virtuales interactivos pueden ser algunas de las opciones.

Sostenibilidad como prioridad

Cada vez en más empresas la sostenibilidad se encuentra en alguno de sus pilares y esto se traslada a los eventos corporativos. Compensación de la huella de carbono, transporte sostenible o utilización de materiales reciclables son algunos ejemplos.

En definitiva, los eventos corporativos son mucho más que encuentros puntuales. Son parte integral de la estrategia empresarial y esenciales para fortalecer su imagen, motivar equipos o generar oportunidades de negocio, entre muchos otros.